Comment trouver la salle parfaite pour votre grande soirée ?
La première étape, et non des moindres, est de trouver le lieu idéal. Cela peut sembler évident, mais trouver un endroit adapté pour accueillir votre événement n'est pas toujours une sinécure.
Je vous conseille de privilégier les locaux privés disponibles à la location plutôt que les salles municipales aux règlements intérieurs souvent trop contraignants. Concernant les tarifs, il n'existe pas d'échelle de prix standardisée, car les coûts varient considérablement. À vous d'évaluer votre budget et l'ampleur que vous souhaitez donner à votre événement.
Quelles démarches administratives pour votre soirée ?
L'autorisation pour servir des boissons alcoolisées
Une fois la salle de vos rêves réservée, différentes démarches administratives vous attendent. Commençons par les boissons alcoolisées : obtenir une licence IV pour votre soirée est pratiquement impossible. En revanche, la licence II, autorisant la vente de boissons alcoolisées de moins de 12° (bières, premix, etc.), est beaucoup plus accessible, notamment pour les associations.
Pour l'obtenir, vous devez d'abord en faire la demande auprès de votre mairie, qui vous retournera alors cette précieuse autorisation. Ensuite, vous devrez obligatoirement envoyer un double de cette autorisation aux Douanes, qui vous enverront une facture d'environ 26,68 € ainsi que le "papier vert" (la licence proprement dite). Ne négligez pas cette formalité : des soirées ont déjà été interrompues par les inspecteurs des douanes pour ce simple oubli.
La déclaration à la SACEM
La déclaration à la SACEM est également une étape incontournable. Vous devez leur adresser un courrier précisant la date et le lieu de votre manifestation. Ils vous retourneront un dossier que vous devrez renvoyer impérativement avant la date de l'événement.
Une fois l'événement terminé, vous devrez renvoyer une partie de ce dossier dans les 10 jours suivant la manifestation. Il s'agira alors d'estimer intelligemment le nombre d'entrées pour éviter une taxation excessive (environ 8% des recettes). Attention : si vous n'agissez pas dans les 10 jours, le prélèvement passera à 17% et plus.
Comment gérer la communication et la publicité ?
La publicité pour votre soirée peut prendre plusieurs formes : affiches, flyers, promotion radio, etc. Pour réduire les coûts, n'hésitez pas à comparer plusieurs prestataires et à jouer la concurrence, car il existe de nombreux imprimeurs peu scrupuleux.
Concernant l'affichage dans les espaces publics, sachez qu'il est nécessaire d'obtenir une autorisation municipale. Cette dernière limite généralement le nombre d'affiches autorisées et la durée d'affichage (typiquement 3 jours avant la soirée). Vous êtes censés retirer les affiches après l'événement.
Quel équipement sonore choisir pour votre soirée ?
Pour le matériel sonore, comme pour les imprimeurs, il existe des professionnels sérieux et d'autres moins recommandables. Pour une installation complète comprenant une sono 4x15000 watts, amplis, table de mixage, platines, et effets lumineux (scans, fumigènes, stroboscopes) adaptée à 1500 personnes, il est possible de trouver des offres autour de 915 € en province. Pour la région parisienne, comptez au minimum le double.
Comment trouver et rémunérer les DJ ?
Le tarif des DJ dépend de leur notoriété. Un DJ de bon niveau, connu localement, ne devrait généralement pas coûter plus de 46 € par heure de set. Bien sûr, des artistes renommés comme Laurent Garnier pratiquent des tarifs bien plus élevés. N'hésitez pas à faire jouer de jeunes talents locaux : ce sont eux qui font vivre la scène musicale.
Comment assurer la sécurité de votre événement ?
Pour le service d'ordre, évitez absolument d'engager du personnel non déclaré. En cas d'incident, votre responsabilité serait engagée. Optez plutôt pour une société de sécurité privée agréée. Comptez environ 122 à 229 € par agent pour la soirée, avec un ratio d'un agent pour 100 personnes attendues.
Quelle relation entretenir avec les autorités ?
Concernant les forces de l'ordre, il n'est pas nécessaire de les informer spécifiquement de votre soirée, surtout si vous êtes en règle. Une fois toutes les autorisations obtenues, il n'y a pas de raison qu'ils interfèrent avec votre événement. Vous n'organisez pas une révolution, juste une fête culturelle.
Si toutefois des problèmes surviennent le jour J, composez rapidement le 17 pour éviter que la situation ne dégénère. Heureusement, ce genre d'incident reste rare lors de soirées correctement organisées.
D'une manière générale, les soirées légalement déclarées ne posent pas de problème particulier. En revanche, si vous optez pour l'organisation d'un événement "pirate", soyez conscient des risques encourus et assurez-vous d'avoir un bon avocat. Enfin, vous êtes tous responsables, l'essentiel étant que la piste de danse soit animée !
